APS E VOLONTARI ASSICURAZIONE E ISCRIZIONE NEL REGISTRO

A cura di Pier Luigi Ferrenti, Luigi Silvestri, Alessio Silvestri Giungono sempre più di frequente ai nostri uffici, da parte dei Comitati territoriali e delle Associazioni affiliate, quesiti in merito ai volontari degli Enti del Terzo Settore, al loro utilizzo, all’obbligatorietà della loro assicurazione, all’istituzione del Registro dei volontari e all’iscrizione dei volontari che collaborano con gli Enti in tale registro E’ necessario pertanto provare a dare risposta a tutte queste domande, e in particolare a quelle che hanno per oggetto le Associazioni di Promozione Sociale (APS), alla luce di quanto previsto sia dal Codice del terzo settore (CTS) sia dal Decreto 6 ottobre 2021 del Ministero dello Sviluppo Economico recante “Individuazione dei meccanismi assicurativi semplificati, con polizze anche numeriche, e disciplina dei relativi controlli” adottato di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche . Sociali e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 30 novembre 2021 n. 285 I VOLONTARI E LE APS Come noto, (art.35 CTS) le associazioni di promozione sociale, per lo svolgimento in favore dei propri associati, di loro familiari o di terzi di una o più attività di interesse generale di cui all’articolo 5 del CTS stesso, si avvalgono in modo prevalente dell’attività di volontariato dei propri associati o delle persone aderenti agli Enti associati. Il Codice (art.36) fissa inoltre limiti precisi al rapporto tra lavoratori dipendenti e volontari e tra soci e volontari. Se è dunque indubbio che l’attività di interesse generale delle APS debba essere svolta prevalentemente da volontari, non si distingue tra volontari “continuativi” e “occasionali” (distinzione importante ai fini degli obblighi di iscrizione nello specifico Registro). Di particolare importanza poi, per la nostra Associazione nazionale e i suoi Comitati territoriali, che ci si possa avvalere anche di persone aderenti ad Associazioni che fanno parte della nostra rete Associativa. OBBLIGO DI ASSICURAZIONE PER I VOLONTARI Gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi. (art. 18 CTS). Anche in questo caso, non si fa distinzione tra volontari “continuativi” e “occasionali”: l’obbligo vale per tutti i volontari di cui ci si avvale, compresi dunque eventualmente quelli di altre Associazioni che fanno parte della Rete. Lo conferma il Decreto 6 ottobre 2021: gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari, “sono obbligati ad assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività medesima (art.1 comma 1). I volontari per cui vale l’obbligo di assicurazione sono quelli che svolgono la loro attività, anche in modo occasionale, per il tramite degli enti del Terzo Settore. (art.1 comma 2). OBBLIGO DI ISCRIZIONE DEI VOLONTARI NON OCCASIONALI IN UN APPOSITO REGISTRO Gli Enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari “sono tenuti a iscrivere in un apposito registro” quelli “che svolgono la loro attività in modo non occasionale”. (art. 17 CTS). Le modalità di istituzione e tenuta di tale Registro sono oggetto del decreto ministeriale citato. Su di essi ci soffermeremo più avanti. TIPOLOGIA DI POLIZZE ASSICURATIVE Le polizze assicurative sono stipulate o in forma collettiva o in forma numerica dagli enti del Terzo settore, anche per il tramite delle reti associative cui essi aderiscono. (art.2 decreto 6 ottobre) La nostra Associazione, allo scopo, ha da tempo attivato con la propria Compagnia Assicurativa (Allianz) una polizza specifica per i volontari. La Polizza, nominativa, è attivabile per gli associati agli Enti del Terzo settore affiliati, tramite il programma di tesseramento, e copre le malattie connesse all’attività di volontario svolta. Per quanto riguarda infortuni e responsabilità civile verso terzi, per gli associati le coperture assicurative sono già previste dalla tessera base, e sono attivate all’atto del suo rilascio. Pertanto, un ente del Terzo settore affiliato, che per i propri associati che svolgono attività di volontariato, stipula anche la specifica “polizza volontario”, assicura gli stessi contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi. DECORRENZA DELL’ASSICURAZIONE Il decreto ribadisce che per quanto riguarda i volontari che svolgono la loro attività in maniera continuativa, le polizze hanno validità solo se essi sono iscritti nell’apposito registro. Per essi le garanzie assicurative decorrono infatti dalle ore 24,00 del giorno di iscrizione nel registro, e cessano la loro efficacia qualora essi siano cancellati dallo stesso. (art. comma 4)Le polizze stipulate per i volontari occasionali, anche in caso di eventi o manifestazioni “cessano la loro efficacia alle ore 24,00 dell’ultimo giorno di servizio, che deve essere espressamente indicato nella polizza.” Non è necessario iscriverli nel registro perché esse abbiano validità. REGISTRO DEI VOLONTARI. ISTITUZIONE E TENUTA Gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari (art. 18 CTS) sono tenuti a iscrivere in un apposito registro quelli che svolgono la loro attività in modo non occasionale. Il Decreto 6 ottobre succitato interviene a fare chiarezza in particolare su questi aspetti, disciplinando obblighi, facoltà e modalità d’iscrizione. In primo luogo, gli ETS “predispongono un registro dei volontari non  occasionali e ne garantiscono la tenuta.” (art. 3 comma 1) Il Registro può essere di due tipi:

• Cartaceo (art.3 comma 1)
• oppure informatico (art.3 comma 2)

Il Registro cartaceo, “prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.” (art.3 comma 1). In alternativa, ci i può avvalere “di registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile.“ (art.3 comma 2). In caso di registri tenuti con sistemi elettronici, secondo il suddetto articolo del codice civile “gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore [nel nostro caso, dal legale rappresentante dell’ETS] o di altro soggetto dal medesimo delegato.” REGISTRI DEI VOLONTARI MESSI A DISPOSIZIONE DALLE RETI ASSOCIATIVE “Gli enti del Terzo settore possono avvalersi di sistemi elettronici e/o telematici messi a disposizione dalle reti associative cui aderiscono”. Tali sistemi debbono rispettare le caratteristiche di cui al comma 2 e gli obblighi della tenuta del registro sono in capo agli enti stessi e non alla rete associativa. Spetta agli ETS affiliati l’inserimento dei dati per la stipula delle polizze e l’iscrizione nel Registro, così come spetta ad essi la conservazione della “copia digitale delle iscrizioni inserite per il periodo di appartenenza alla rete” (art.3 comma 3). L’AICS ha già istituito il Registro elettronico dei volontari, che è generato automaticamente dal programma di tesseramento la prima volta che si stipula una polizza assicurativa per i volontari non occasionali. Le procedure per la stipula delle polizze e la contestuale istituzione e compilazione del registro saranno comunque oggetto, a breve, di una specifica circolare illustrativa DATI DA RIPORTARE NEI REGISTRI Nel registro (art.3 comma 4) l’ente del Terzo settore indica, per ciascun volontario: a)       il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il  luogo e la data di nascita; b)      la residenza o, in alternativa, il domicilio ove  non coincidente; c)       la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro. Il comma 5 dello stesso articolo prevede che tali dati siano comunicati “tempestivamente all’impresa assicuratrice presso cui vengono stipulate le polizze”Anche in questo caso, il nostro programma di tesseramento è utile allo scopo: i dati degli assicurati sono infatti comunicati ala Compagnia in tempo reale, e costituiscono precondizione per l’attivazione della polizza. LA SEZIONE SEPARATA DEL REGISTRO PER I VOLONTARI OCCASIONALI Nel Registro cartaceo può essere prevista l’istituzione di una sezione separata per i “volontari occasionali” (art.3 comma 1). In questa sezione, la cui istituzione è, ripetiamo, facoltà e non obbligo, i dati dei volontari assicurati che si devono riportare sono gli stessi previsti per i volontari non occasionali. Se non si istituisce tale sezione, “in ogni caso, gli enti del  Terzo settore che si avvalgano di volontari occasionali provvedono a raccogliere per ognuno di essi i relativi dati, a conservarli e metterli a disposizione dell’impresa assicuratrice, secondo le modalità concordate con la stessa.” (art. 3 comma 6) Il registro prodotto dal nostro programma di tesseramento non prevede ad oggi tale sezione separata ma sono state già avviate le procedure per consentire comunque agli affiliati di utilizzarlo allo scopo così come è in programma la possibilità di stipulare polizze collettive per i volontari occasionali. Anche per queste novità sarà data notizia tramite specifiche circolari. CONSERVAZIONE DEI DATI E CONTROLLI “Gli  enti del Terzo settore sono tenuti a conservare la documentazione riguardante l’assicurazione dei volontari di cui si avvalgono, sia in modo occasionale che non occasionale, per un periodo non inferiore a dieci anni, e presentarla in caso di controlli da parte dell’ufficio competente del registro unico nazionale del Terzo settore o degli altri soggetti autorizzati. (art.4 comma 2). Il decreto ministeriale  6 ottobre 2021 arriva in forte ritardo rispetto al previsto: doveva essere infatti emanato (art.18 CTS) entro il Febbraio del 2018 al fine di individuare “meccanismi assicurativi semplificati, con polizze anche numeriche”, e disciplinare i relativi controlli. Con la sua emanazione, viene inoltre abrogato il decreto Ministero dell’Industria 14 febbraio 1992 che disciplinava gli obblighi di assicurazione e tenuta del registro per le Organizzazioni di Volontariato. Con l’introduzione del registro elettronico e della facoltà di avvalersi di quello messo a disposizione dalle reti associative, il decreto costituisce sicuramente elemento di chiarezza e semplificazione delle procedure.