Registri dei volontari negli ETS: sì a sezioni separate per le sedi secondarie

A cura dei consulenti di E-Ius

Con la nota n. 809 del 20 gennaio 2025, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha chiarito che gli Enti del Terzo Settore (ETS) con più sedi operative possono istituire registri separati dei volontari per ciascuna sede, a condizione che vengano rispettati i requisiti normativi sulla loro tenuta.

Condizioni per la gestione di registri separati

Il Ministero ribadisce che il registro dei volontari mantiene un carattere unitario, ma può adattarsi alla struttura dell’ente, che potrebbe avere sedi operative secondarie anche in diverse regioni. In questi casi, se l’unicità del supporto cartaceo risulta difficoltosa, è possibile istituire una “sezione separata” del registro, gestita localmente da un responsabile designato e conforme al D.M. 6 ottobre 2021.

Ogni registro deve contenere:

• Dati anagrafici del volontario (codice fiscale, generalità, luogo e dati di nascita).
  • Residenza o domicilio .
  • Dati di inizio e cessazione dell’attività di volontariato.

Per istituire registri separati, l’ETS deve rispettare alcune condizioni aggiuntive:
• Delibera dell’organo di amministrazione per l’istituzione del registro di sede
• Modalità di gestione che evita doppie registrazioni.
• Nomina di un responsabile per la tenuta del registro.
• Comunicazione preventiva alla compagnia assicurativa sulle modalità di gestione.
• Verifiche periodiche dell’organo di amministrazione.

Controlli e aggiornamenti

Per garantire la massima trasparenza e facilitare eventuali ispezioni, il Ministero raccomanda che presso la sede principale dell’ente venga conservata una copia del frontespizio di ogni registro dei volontari istituito nelle sedi secondarie. Tale frontespizio dovrà riportare gli estremi della vidimazione e la data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo. Questa misura consente di esibire rapidamente i registri durante i controlli periodici previsti dal Codice del Terzo Settore (art. 93), evitando irregolarità o contestazioni in fase di verifica.